Meldesystem der dennree Gruppe

Als Bio-Pionier der ersten Stunde möchten wir nachhaltig für Mensch, Tier und Umwelt handeln. Dies gilt sowohl für unsere Tätigkeiten als auch für unsere Wertschöpfungs- und Lieferketten. Hinweise zu potenziellen Verstößen oder Missachtung von Menschenrechten und Umweltbelangen nehmen wir daher sehr ernst, untersuchen diese und können sie im besten Fall lösen, bevor Schaden entsteht.

Allen Beschäftigten der dennree Gruppe, Kund*innen, Lieferant*innen und Partner*innen bieten wir nachfolgend die Möglichkeit, Verdachtsmomente nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) oder Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu melden.

Hinweisgebersystem und Beschwerderichtlinie

Diese Richtlinie gilt für alle Unternehmen innerhalb der dennree Gruppe. Sie gilt für alle Beschäftigten und Leiharbeitnehmer*innen sowie externe Dritte (bspw. Kund*innen, Lieferant*innen und Mitarbeiter*innen von Lieferanten).

Das Beschwerdeverfahren gilt für Informationen und Hinweise über Verstöße und Risiken nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch bei unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern), Informationen über Verstöße nach § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie weitere grobe Verstöße gegen geltendes Recht und strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens (sei es durch das Unternehmen selbst oder Mitarbeiter*innen).

Bitte prüfen Sie als Mitarbeiter*in der dennree Gruppe, ob Sie unternehmensinterne Verstöße mit Ihrem*Ihrer Vorgesetzten oder Ansprechpartner*in in der Personalabteilung klären können. Bei gravierenden Missständen wenden Sie sich bitte an unser Hinweisgebersystem. Selbstverständlich behandeln wir Ihre Hinweise vertraulich.

1. Inhalte einer Meldung

Über das Hinweisgebersystem können nur solche Missstände gemeldet werden, die grobe Verstöße gegen geltendes Recht darstellen, einschließlich Verstöße gegen menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichten nach dem Lieferkettenschutzgesetz (LkSG), oder sonstige kriminelle oder strafbewährte Handlungen betreffen. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche:

• Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Sexuelle Belästigung
• Schutz der Menschenrechte
• Umweltschutz
• Tierschutz und Tiergesundheit
• Verbraucherschutz
• Sonstige Verstöße gegen geltendes Recht / strafbare Handlungen

Gehen Hinweise zu Kundenbelangen, allgemeine und geringfügige Verstöße gegen unternehmensinterne Verhaltensregeln oder Datenschutzverstößen im Hinweisgebersystem ein, werden diese an die zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet und dort bearbeitet.

Reichen Sie Hinweise auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten nur dann ein, wenn ein begründeter Verdacht besteht und Sie nach bestem Wissen und in gutem Glauben handeln. Falsche Anschuldigungen könnten negative Folgen für die betroffene Personen, aber auch für Sie haben, insbesondere wenn Sie die Meldung absichtlich getätigt haben.

2. Einbringen von Hinweisen an die Meldestelle

Hinweise für die dennree Gruppe können Sie entweder schriftlich oder per E-Mail an vertrauen@biomarkt.de richten.

Senden Sie schriftliche Meldungen bitte auf dem Postweg an:

dennree GmbH
Hinweisgebersystem
Hofer Straße 11
95183 Töpen

Wenn Sie den Hinweis persönlich melden möchten, vereinbaren Sie bitte vorab einen Termin über vertrauen@biomarkt.de

Bitte beachten Sie, dass Hinweise und Beschwerden nur in Ausnahmefällen anonym eingebracht werden können. Selbstverständlich behandeln wir Ihre Meldungen streng vertraulich.

Benachteiligung, Einschüchterung oder Anfeindungen gegenüber der hinweisgebenden Person sowie sonstige Repressalien gegen hinweisgebende Personen und Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, sind unzulässig und werden nicht geduldet.

Hinweisgebende, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, werden bestmöglich im Rahmen der zustehenden Möglichkeiten vor Diskriminierung und Repressalien geschützt.

3. Eingang der Meldung, Prüfung und Ermittlung

Die Meldungen werden von dem*der Vertrauensbeauftragten bzw. seiner*ihrer Vertretung entgegengenommen. Alle Hinweise und Beschwerden werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutung bearbeitet.

Die mit dem Verfahren betrauten Beschäftigten bearbeiten jeden Fall mit umfassender Vertraulichkeit. Das gilt insbesondere für personenbezogene Daten. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, soweit diese es wünscht und es gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Bearbeitung und Aufklärung des Hinweises bzw. der Beschwerde dann u. U. nicht möglich sein wird. Etwaige gesetzliche oder behördliche Offenlegungs- und Mitteilungspflichten sind vom Grundsatz der Vertraulichkeit ausgenommen.

Die Meldestelle bestätigt Ihnen umgehend, jedoch spätestens innerhalb von sieben Tagen, den Eingang Ihrer Meldung.

Zunächst wird geprüft, ob ein hinreichend konkreter Anfangsverdacht für eine Pflichtverletzung oder das Risiko einer Pflichtverletzung besteht.

Sofern die Angaben im Hinweis bzw. der Beschwerde nicht hinreichend konkret sind, wird geprüft, ob die hinweisgebende Person kontaktiert werden kann (was z. B. bei anonymen Meldungen ohne Nennung eines Namens nicht der Fall ist). Falls ja, wird Ihnen eine angemessene Frist (i. d. R. maximal 14 Tage) zur Beantwortung von Rückfragen gesetzt, um den Sachverhalt zu konkretisieren und plausibilisieren, um einen möglichen Anfangsverdacht zu erhärten.

Sofern der Hinweis bzw. die Beschwerde auch nach Ablauf der gesetzten Frist nicht hinreichend konkret und ggfs. in Betracht kommende weitere Konkretisierungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind, werden Sie informiert, dass der Vorgang mangels Vorliegen eines hinreichend konkreten Anfangsverdachts geschlossen wird. Das Verfahren wird dann eingestellt.

Ergibt sich aus der Prüfung, dass der Hinweis bzw. die Beschwerde hinreichend konkret und in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt, erhalten Sie eine Nachricht über den Ausgang der Vorprüfung und den weiteren Verlauf des Verfahrens.

Es werden Ermittlungen eingeleitet und mit größtmöglicher Vertraulichkeit in möglichst kleinem Personenkreis geführt. Die Ermittlung wird mit jenen Personen im Unternehmen durchgeführt, die in jenem Bereich arbeiten, der von der Meldung betroffen und von denen anzunehmen ist, dass mit ihnen eine Aufklärung gelingen wird. Die Personen haben bei der Aufklärung mitzuwirken.

4. Folgemaßnahmen und Abschluss des Verfahrens

Wird eine Verdachtslage angenommen oder bestätigen sich konkrete Pflichtverletzungen, wird im Einzelfall geprüft, welche Maßnahmen zur Abhilfe und Prävention geeignet, erforderlich und angemessen sind.

Die Untersuchungsergebnisse und Folgemaßnahmen werden intern dokumentiert und Sie als hinweisgebende Person über den Abschluss des Verfahrens informiert.

Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Einzelfall ab und kann daher von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Die Untersuchungen und das Verfahren werden jedoch schnellstmöglich und zeitnah eingeleitet und abgeschlossen.